Das Plug-in PDF-Rechnung hilft Ihnen dabei, Ihre Rechnungen über das Backend Ihres Onlineshops schnell und einfach in einem zeitgemäßen Format zu erzeugen und zu verwalten.
Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:
- Rechnungen im PDF-Format erzeugen
- Rechnungsberichte ansehen
- Rechnungsstatus nachverfolgen
Installation
Schritt 1:
Prüfen Sie, ob das Plugin PDF-Rechnung auf Ihrem Server gespeichert ist. Verbinden Sie sich hierzu per FTP mit Ihrem Server und klicken Sie auf den Plugin-Ordner. In der Plugin-Liste sollte das Plugin mit dem Namen xt_orders_invoices (= PDF-Rechnung) gelistet sein.
Beispiel, das andere Plugins zeigt:
Sollte das Plugin xt_orders_invoices (= PDF-Rechnung) nicht vorhanden sein, laden Sie es bitte aus unserem Store herunter und in den Plugin-Ordner auf Ihren Server.
Nur, wenn das Plugin in Ihrem Serververzeichnis vorhanden ist, können Sie es auch installieren.
Schritt 2:
- Loggen Sie sich in Ihrem Backend ein
- Klicken Sie im Seitenbaum auf der linken Seite auf: Inhalte -> Plugin -> deinstallierte Plugins
- In der Liste sollte nun xt_orders_invoices (= PDF-Rechnung) angezeigt werden
Beispiel, das andere Plugins zeigt:
- Klicken Sie das Plugin doppelt an oder klicken Sie auf das Icon Run auf der rechten Bildschirmseite.
- Bestätigen Sie die Installation, indem Sie auf Yes klicken
- Jetzt sollte die Installation durch folgende Bildschirmmeldung bestätigt werden:
- Schließen Sie dieses Fenster und machen weiter mit Schritt 3
Schritt 3:
- Klicken Sie im Seitenbaum auf der linken Seite auf: Inhalte -> Plugin -> installierte Plugins
Beispiel, das andere Plugins zeigt: Hier Besteller Products, das zwar installiert, aber noch nicht aktiv ist.
Schritt 4:
- Klicken Sie das Plugin doppelt an.
- Aktivieren Sie das Plugin, indem Sie die Checkbox Plugin Status anklicken.
- Wählen Sie den Bestellstatus bei dem die Rechnung automatisch versendet werden soll (erst ab Version xt_orders_invoice 1.1.10)
- Geben Sie den Namen der PDF-Datei an die vom Modul erzeugt wird (erst ab Version xt_orders_invoice 1.1.10)
- Hinterlegen Sie ob die Rechnung automatisch beim setzen des ausgewählten Status versandt werden soll (erst ab Version xt_orders_invoice 1.1.10)
- Klicken Sie auf Speichern
- Das Plugin sollte jetzt auf der Liste der installierten Plugins statt eines roten Kreises (= noch nicht aktiviert) einen grünen Kreis zeigen (= aktiviert)
Sollten Sie das PDF-Rechnungs-Plugin mit der Version von 4.0.14 nutzen wollen, folgen Sie nun bitte folgender Anleitung:
Einstellungen – Rechnung
Um weitere Einstellungen vorzunehmen, klicken Sie auf: Shop-Einstellungen -> Mandanten -> Main Store -> Rechnungs-Definitionen:
Dort können Sie folgende Einstellungen vornehmen:
a. Anfangsdatum: Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü zwischen Bestell- und Versanddatum.
b. Zahlungszeitraum: Geben Sie die Anzahl der Tage ein, nach deren Ablauf die Rechnung gestellt werden soll. Die Tage werden zum gewählten Zahlungszeitraum addiert.
Beispiel 1:
Wenn Sie möchten, dass eine Rechnung 30 Tage nach der Bestellung erstellt wird, wählen Sie bei Anfangsdatum Bestelldatum und stellen bei Zahlungszeitraum 30 ein.
Beispiel 2:
Wenn Sie eine Rechnung unmittelbar nach dem Versand erstellen möchten, wählen Sie bei Anfangsdatum Versanddatum und stellen bei Zahlungszeitraum 0 ein.
c. Händler-Mehrwertsteuer: Geben Sie hier die Umsatzsteuer-ID ein, die auf der Rechnung ausgegeben bzw. gedruckt werden soll.
d. Händler-Adresse: Geben Sie hier die Adresse ein, die auf der Rechnung ausgegeben bzw. gedruckt werden soll.
e. Bankinformationen: Geben Sie hier die vollständigen Bankverbindungsdaten ein, die auf der Rechnung ausgegeben bzw. gedruckt werden sollen.
f. Denken Sie daran, Ihre Änderungen zu speichern.
Rechnungsvorlage bearbeiten (in mehreren Sprachen)
Falls Sie das Standard-Template für die Rechnungsvorlage bearbeiten möchten, klicken Sie auf: Inhalte -> Media -> Rechnungstemplate. Hier können Sie Ihr Logo und Inhalte hinzufügen oder das Layout verändern.
Wichtiger Hinweis:
Im Bereich Rechnungsvorlage können Sie eigene Inhalte hinzufügen und für jede Sprache eine eigene Rechnungsdruckvorlage erstellen. Hierfür sind Programmier-Grundkenntnisse erforderlich.
Klicken Sie Default Template doppelt an oder klicken Sie auf auf Bearbeiten auf der rechten Bildschirmseite.
Pro installierter Sprachvariante wird Ihnen ein Tab angezeigt:
Im Quelltext-Bereich können Sie die Rechnungsvorlage bearbeiten:
Denken Sie daran, Ihre Änderungen zu speichern.
Rechnungen erstellen
1. Wenn Sie eine Rechnung im PDF-Format erstellen möchten, klicken Sie auf: Bestellungen/Kunden -> Bestellungen
2. Klicken bzw. öffnen Sie die gewünschte Bestellung
3. Klicken Sie auf Rechnung erstellen
4. Die Rechnung sollte nun in einem neuen Bereich folgendermaßen angezeigt werden:
5. In diesem neuen Bereich werden folgende Informationen erfasst:
- Rechnungs-Nr.
- Ausstellungsdatum
- Fälligkeitsdatum
- Rechnungsbetrag
Im Bereich Actions stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
a. Rechnung bearbeiten
Solange eine Rechnung nicht bezahlt ist, wird in der Spalte Bezahlstatus ein roter Kreis angezeigt. Wenn Sie auf Rechnung bearbeiten klicken und bei Bezahlstatus ein Häkchen setzen, weil die Rechnung bezahlt wurde, wird der Bezahlstatus als grüner Kreis angezeigt.
Zusätzlich können Sie hier auch eine Zahlungsreferenz(nummer), wie z. B. eine Überweisungs- oder PayPal-Nummer (des Kunden) eingeben.
b. PDF anzeigen
Hier können Sie sich die Vorschau Ihrer Rechnung ansehen. Sie basiert auf der Vorlage, die Sie in Inhalte -> Media -> Rechnungstemplate hinterlegt haben.
c. Rechnung stornieren
Hier können Sie entscheiden, ob Sie eine Rechnung stornieren möchten oder nicht:
Wichtiger Hinweis:
Rechnungen, die Sie stornieren, werden nicht gelöscht. Sie erscheinen in der Rechnungsübersicht mit der Statuskennung aktiv (= grüner Kreis) bzw. inaktiv (= roter Kreis)
Rechnungsübersicht
Um zur Rechnungsübersicht zu gelangen, klicken Sie auf Bestellungen/Kunden -> Bestellungen -> Rechnungen
Neben den generellen Angaben zur Rechnung, verfügen Sie hier über dieselben Aktionen (Actions), die Sie bereits aus der Bestellansicht kennen (siehe oben).