Das Plug-in PDF-Rechnung hilft Ihnen dabei, Ihre Rechnungen über das Backend Ihres Onlineshops schnell und einfach in einem zeitgemäßen Format zu erzeugen und zu verwalten.
Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:
- Rechnungen im PDF-Format erzeugen
- Rechnungsberichte ansehen
- Rechnungsstatus nachverfolgen
Installation
Schritt 1:
Prüfen Sie, ob das Plug-in PDF-Rechnung auf Ihrem Server gespeichert ist. Verbinden Sie sich hierzu per FTP mit Ihrem Server und klicken Sie auf den Plugin-Ordner. In der Plug-in Liste sollte ein Plug-in mit dem Namen xt_orders_invoices (=PDF-Rechnung) gelistet sein.
Beispiel, das andere Plug-Ins zeigt:
Sollte das Plug-in xt_orders_invoices (=PDF-Rechnung) nicht vorhanden sein, laden Sie es bitte aus unserem Store herunter und in den Plug-in Ordner auf Ihren Server.
Nur, wenn das Plug-in in Ihrem Serververzeichnis vorhanden ist, können Sie es auch installieren.
Schritt 2:
- Loggen Sie sich in Ihrem Backend ein
- Klicken Sie im Seitenbaum auf der linken Seite auf: Inhalte -> Plugin -> deinstallierte Plugins
- Auf der Liste sollte nun xt_orders_invoices (=PDF-Rechnung) angezeigt werden
Beispiel, das andere Plug-ins zeigt:
- Klicken Sie das Plug-in doppelt an oder klicken Sie auf das Icon „Run“ auf der rechten Bildschirmseite.
- Bestätigen Sie die Installation, indem Sie auf „Yes“ klicken
- Jetzt sollte die Installation durch folgende Bildschirmmeldung bestätigt werden.
- Schließen Sie dieses Fenster
- Aktualisieren Sie das Verzeichnis, indem Sie auf „Neu laden“ klicken
Schritt 3:
- Klicken Sie im Seitenbaum auf der linken Seite auf: Inhalte -> Plugin -> installierte Plugins.
Beispiel, das andere Plug-ins zeigt: Hier „ClickandBuy“, das zwar installiert, aber noch nicht aktiv ist.
Schritt 4:
- Klicken Sie das Plug-in doppelt an.
- Aktivieren Sie das Plug-in, indem Sie die Checkbox Plugin Status anklicken.
- Klicken Sie auf Speichern
- Sollte das Plug-in Ihrer Wahl jetzt nicht auf der Liste der installierten Plug-ins erscheinen, aktualisieren Sie das Verzeichnis, indem Sie erneut auf „Neu laden“ klicken.
- Das Plug-in sollte jetzt auf der Liste der installierten Plugins statt eines roten Kreises (=noch nicht aktiviert) einen grünen Kreis zeigen
Einstellungen – Rechnung
Um weitere Einstellungen vorzunehmen, klicken Sie auf: Shop-Einstellungen -> Mandanten -> Main Store -> Rechnungs-Definitionen:
Dort können Sie folgende Einstellungen vornehmen:
a. Anfangsdatum: Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü zwischen Bestell- und Versanddatum.
b. Zahlungszeitraum: Geben Sie die Anzahl der Tage ein, nach deren Ablauf die Rechnung gestellt werden soll. Die Tage werden zum gewählten Zahlungszeitraum addiert.
Beispiel 1:
Wenn Sie möchten, dass eine Rechnung 30 Tage nach der Bestellung erstellt wird, wählen Sie bei Anfangsdatum „Bestelldatum“ und stellen bei Zahlungszeitraum 30 ein.
Beispiel 2:
Wenn Sie eine Rechnung unmittelbar nach dem Versand erstellen möchten, wählen Sie bei Anfangsdatum „Versanddatum“ und stellen bei Zahlungszeitraum 0 ein.
c. Händler-Mehrwertsteuer: Geben Sie hier die Umsatzsteuer-ID ein, die auf der Rechnung ausgegeben bzw. gedruckt werden soll.
d. Händler-Adresse: Geben Sie hier die Adresse ein, die auf der Rechnung ausgegeben bzw. gedruckt werden soll.
e. Bankinformationen: Geben Sie hier die vollständigen Bankverbindungsdaten ein, die auf der Rechnung ausgegeben bzw. gedruckt werden sollen.
f. Denken Sie daran, Ihre Änderungen zu speichern.
Rechnungsvorlage bearbeiten (in mehreren Sprachen)
Falls Sie das Standard-Template für die Rechnungsvorlage bearbeiten möchten, klicken Sie auf: Inhalte -> Media -> Rechnungstemplate. Hier können Sie Ihr Logo und Inhalte hinzufügen oder das Layout verändern.
Wichtiger Hinweis:
Im Bereich Rechnungsvorlage können Sie eigene Inhalte hinzufügen und für jede Sprache eine eigene Rechnungsdruckvorlage erstellen. Hierfür sind Programmier-Grundkenntnisse erforderlich.
Klicken Sie „Default Template“ doppelt an oder klicken Sie auf auf das Icon „Bearbeiten“ auf der rechten Bildschirmseite.
Pro installierter Sprachvariante wird Ihnen ein Tab angezeigt:
Im Quelltext-Bereich können Sie die Rechnungsvorlage bearbeiten, wie z.B. den Titel der Website:
Denken Sie daran, Ihre Änderungen zu speichern.
Rechnungen erstellen
1. Wenn Sie eine Rechnung im PDF-Format erstellen möchten, klicken Sie auf: Bestellungen/Kunden -> Bestellungen
2. Klicken bzw. öffnen Sie die gewünschte Bestellung
3. Klicken Sie auf „Rechnung erstellen“
4. Die Rechnung sollte nun in einem neuen Bereich folgendermaßen angezeigt werden:
5. In diesem neuen Bereich werden folgende Informationen erfasst:
5.1. Rechnungs-Nr.
5.2. Ausstellungsdatum
5.3. Fälligkeitsdatum
5.4. Rechnungsbetrag
Im Bereich Actions stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
a. Rechnung bearbeiten
Solange eine Rechnung nicht bezahlt ist, wird in der Spalte Bezahlstatus ein roter Kreis angezeigt. Wenn Sie auf Rechnung bearbeiten klicken und bei Bezahlstatus ein Häkchen setzen, weil die Rechnung bezahlt wurde, wird der Bezahlstatus als grüner Kreis angezeigt.
Zusätzlich können Sie hier auch eine Zahlungsreferenz(nummer), wie z.B. eine Überweisungs- oder PayPalnummer (des Kunden) eingeben.
b. PDF anzeigen
Hier können Sie sich die Vorschau Ihrer Rechnung ansehen. Sie basiert auf der Vorlage, die Sie in Inhalte -> Media -> Rechnungstemplate hinterlegt haben.
c. Rechnung stornieren
Hier können Sie entscheiden, ob Sie eine Rechnung stornieren möchten oder nicht:
Wichtiger Hinweis:
Rechnungen, die Sie stornieren, werden nicht gelöscht. Sie erscheinen in der Rechnungsübersicht mit der Statuskennung aktiv (=grüner Kreis) bzw. inaktiv (=roter Kreis)
Rechnungsübersicht
Um zur Rechnungsübersicht zu gelangen, klicken Sie auf Bestellungen/Kunden -> Bestellungen -> Rechnungen
Neben den generellen Angaben zur Rechnung, verfügen Sie hier über dieselben Actions, die Sie bereits aus der Bestellansicht kennen (siehe oben).